La machine à affranchir permet de traiter le courrier sans passer par le bureau de poste. Elle se révèle particulièrement utile dans les entreprises qui possèdent d’importants volumes de courrier à traiter et à expédier. Pour comprendre tout l’intérêt de la machine à affranchir, il convient de s’intéresser à son fonctionnement puis à ses avantages.
Le fonctionnement d’une machine à affranchir
La machine à affranchir est un appareil électronique qui permet d’imprimer les différentes informations relatives à l’expédition du courrier. Elle est équipée d’un tableau de commande depuis lequel le client peut choisir les options d’affranchissement. La machine à affranchir imprime ensuite les données d’affranchissement ainsi que le tarif. À noter que la machine à affranchir communique directement avec le réseau de La Poste par l’intermédiaire d’une télé connexion afin de mettre automatiquement à jour sa base de données relative aux tarifs d’affranchissement. Il convient aussi de signaler que la machine à affranchir détermine automatiquement la taille et le volume du courrier traité et affiche les frais de livraison lorsqu’elle est dotée de cette fonctionnalité. Pour profiter des avantages d’une machine à affranchir, une entreprise doit approcher un concessionnaire. Ce dernier conçoit des machines à affranchir qu’il doit faire homologuer par La Poste avant de pouvoir les mettre en location. L’entreprise et le concessionnaire signent ensuite un contrat de location qui engage ce dernier à installer la machine à affranchir et à prendre en charge sa maintenance. Elle met d’ailleurs un service d’assistance téléphonique à la disposition de l’entreprise pour qu’elle puisse signaler le moindre problème. Cette dernière s’engage de son côté à payer les frais de location qui sont enregistrés automatique par la machine chaque mois. Elle doit également s’acquitter de la facture de La Poste pour l’expédition de son courrier.
Les avantages d’une machine à affranchir
Après avoir découvert le fonctionnement de la machine à affranchir, il apparait évident que son principal intérêt réside dans le gain de temps qu’elle permet de réaliser. Ce gain de temps se décline d’ailleurs sur plusieurs plans puisqu’il s’applique aussi bien à l’entretien et au rechargement du crédit de la machine à affranchir et à la récolte des données d’affranchissement pour la réalisation de la facture ainsi qu’à son envoi. La machine à affranchir permet aussi de personnaliser son courrier avec le logo de l’entreprise ou un message publicitaire.