Grâce à la machine à affranchir, il devient possible de réaliser depuis les locaux d’une entreprise les travaux d’impression nécessaire à l’affranchissement du courrier. La machine à affranchir fonctionne ainsi comme une imprimante dotée d’une mémoire regroupant les différentes options d’affranchissement proposées par La Poste. Elle est également en mesure de déterminer la taille et le volume du courrier à traiter ainsi que les frais d’envoi qui s’y réfèrent. À noter que la machine à affranchir ne peut traiter que des colis de petite taille comme des enveloppes. Pour des colis épais, elle doit utiliser des étiquettes pour machine à affranchir.
Les étiquettes pour machine à affranchir correspondent à de petits documents dotés d’une surface autocollante. Elles sont destinées à recevoir les informations d’affranchissement relatives à l’envoi d’un colis volumineux. Comme les divers composants de la machine à affranchir, elles répondent à une norme de qualité mise en place par La Poste sous la référence SP3762. Cette norme permet une meilleure lecture des marques d’affranchissement visibles sur les étiquettes pour machine à affranchir. Elle a également été mise en place afin de prévenir les fraudes et les contrefaçons.
Il existe divers types d’étiquettes pour machine à affranchir afin de répondre aux besoins de chaque entreprise. Pour les entreprises qui catégorisent leur courrier, il existe des étiquettes pour machine à affranchir avec une mention postale. Cette dernière offre la possibilité de trier les différents documents en fonction de divers critères allant de leur importance à leur contenu. Les étiquettes pour machine à affranchir peuvent aussi être choisies en fonction du modèle d’appareil sur lequel elles seront utilisées. Une machine à affranchir équipée d’un distributeur d’étiquette sera par exemple alimentée par des modèles simples. Les autres en revanche peuvent être utilisées avec des étiquettes pour machine à affranchir double. Enfin, le dernier critère de choix pour des étiquettes pour machine à affranchir correspond à leurs dimensions. Elles doivent être choisies en fonction de la quantité d’information à afficher sur le colis. Pour les colis avec un message publicitaire par exemple, des étiquettes pour machine à affranchir de 140 mm de largeur sont recommandées.