La machine à affranchir se présente comme un outil indispensable pour les entreprises qui possèdent un important volume de courriers à expédier. Elle permet de traiter ces derniers directement depuis les locaux de l’entreprise sans passer par le service de La Poste. Elle offre ainsi un gain de temps considérable. Cependant, pour comprendre tous les avantages liés à la machine à affranchir, il convient de s’intéresser à son fonctionnement.
Une machine à affranchir se présente comme un appareil électronique connecté au réseau de gestion de La Poste. Elle effectue le travail d’affranchissement réalisé par cette dernière. Pour cela, elle dispose d’un tableau de commande depuis lequel le client peut choisir l’option d’affranchissement qu’il souhaite. La machine imprime ensuite le timbre postal relatif à cette dernière ainsi que le tarif d’affranchissement. À noter que la connexion entre la machine et le réseau de La Poste permet à cette dernière de mettre à jour automatique les tarifs d’affranchissement. La machine à affranchir est également connectée à la base de données de son concessionnaire ce qui permet à la fois son suivi et le rechargement automatique de son crédit. Enfin, il faut noter qu’en fonction des modèles et du concessionnaire, la machine à affranchir peut afficher directement les frais d’envoi du courrier.
Comme dit précédemment, la machine à affranchir possède un avantage certain au niveau de la gestion du temps. Il devient ainsi inutile de se déplacer au bureau de poste pour le traitement et l’expédition du courrier. Le gain de temps réside aussi dans le mode de fonctionnement automatisé de la machine à affranchir. Elle détermine la taille et le volume de l’envoi grâce à un système électronique rapide et fiable. Elle recharge automatiquement et envoie son cahier des charges au concessionnaire ainsi qu’à La Poste sans intervention extérieure. La machine à affranchir préserve malgré tout une intervention humaine dans le processus de traitement du courrier afin de limiter les risques d’erreurs dues aux faiblesses des appareils électroniques. Enfin, les derniers avantages de la machine à affranchir résident dans son accessibilité et la possibilité d’imprimer le logo de l’entreprise ou un message publicitaire sur chaque document à expédier.