La machine à affranchir figure aujourd’hui parmi les outils indispensables pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Elle facilite l’affranchissement du courrier avant son expédition. Pour comprendre tout le potentiel de la machine à affranchir et son utilité, il convient de s’intéresser sur son mode de fonctionnement et ses caractéristiques.
La machine à affranchir fonctionne comme une imprimante qui permet de marquer les informations d’affranchissement nécessaires à l’envoi d’un courrier. Elle dispose d’un tableau de contrôle depuis lequel il est possible de choisir les options d’affranchissement. Ce dispositif permet aussi de définir le tarif relatif à l’affranchissement et à l’expédition du courrier. Pour fonctionner correctement, la machine à affranchir doit être connectée au système de gestion de La Poste. Cette connexion permet de mettre à jour les différents tarifs d’affranchissement et de constituer un journal d’utilisation de la machine pour faciliter la réalisation de la facture. La machine dispose aussi d’une connexion avec le système du concessionnaire afin de faciliter sa maintenance et le rechargement de crédit. Lorsque l’on se penche sur le mode de fonctionnement de la machine à affranchir, son utilité transparait à travers ses différentes caractéristiques.
La machine à affranchir possède une utilité intéressante au niveau de la gestion du courrier. Elle permet de prendre en main l’affranchissement de ce dernier depuis les locaux de l’entreprise, réduisant ainsi les dépenses liées à cette tâche. Il devient inutile de réquisitionner un employé pour se déplacer au bureau de poste pour réaliser l’affranchissement et l’expédition du courrier. L’entreprise peut ainsi diminuer ses frais de déplacement. Elle peut également libérer jusqu’à 4 h par jour pour réaliser d’autres tâches ou pour augmenter sa productivité. Ensuite, la machine à affranchir se révèle utile pour optimiser les campagnes marketing de l’entreprise. Grâce à cet appareil, il devient possible d’inscrire un message publicitaire sur chaque document à expédier. Le message peut d’ailleurs être personnalisé en fonction du destinataire afin d’appliquer les astuces pour optimiser la pertinence d’une action marketing. L’entreprise a aussi la possibilité d’imprimer son logo sur chaque document afin de propager son image.